Pokladní kniha Pro

dokumentace k programu

Tipy a triky

Počáteční stav

Počáteční stav se do pokladny vkládá podle metodiky pro vedení pokladen resp. pokladních knih (v klasické podobě stejně jako v elektronické) a sice vložením částky do prvního řádku pro dané období. Jako popis položky se uvede třeba "Příjem do pokladny převodem z období roku 2013" apod.. Do kolonky datum se uvede den následující po posledním kalendářním dni předcházejícího období.

 

Uzavření období

Program nemá žádnou funkci na uzavření období. Výstupy jsou generovány z obsahu celé databáze, přičemž jsou jednotlivá období po měsících event. rocích oddělena a sumarizována. Pokud je požadavek mít v databázi přístupná data pouze za zvolené období, je možné to zařídit jednoduše tak, že se program zkopíruje do samostatného adresáře, ten se pojmenuje vhodným názvem vyjadřujícím dané období. Pokud se smaže soubor PokladnaPro.mdb, což je soubor databáze, při startu programu dojde z vytvoření nového souboru s prázdnou databází. Dalším krokem je vložení počátečního stavu podle výše popsaného postupu. Nakonec se může vytvořit zástupce programu na ploše nebo v nabídce Start a tento zástupce pojmenovat příhodným názvem.

Klasické řešení, kdy se funkcí v programu data k určitému datu někam odloží a zůstanou přístupná pouze ta za aktuální období naráží na odpor některých uživatelů programu (OSVČ), kteří vedou pokladní deník formálně a jeho obsah korigují až v březnu následující roku zpětně a sice podle potřeby optimalizace daní. Uzavření období (měsíčního, kvartálního či ročního) by jim znemožnilo vedení pokladny v aktuálním období se současně ponechanou možností zasahovat do období předešlého. Výše uvedené řešení je kompromisem (funkčnost a bezpečnost vs. požadavky uživatelů) a v praxi se osvědčilo.

U velkých firem se musí dělat inventura hotovosti průběžně. Je spojená s kontrolou vedení pokladní knihy a s předání sumářů jednotce, která vede účetnictví. Program k tomu účelu disponuje několika druhy přehledových sestav. Stav hotovosti musí pokladník porovnat s údaji na sestavách a potvrdit svým podpisem (obvykle ještě za účasti další kontrolní osoby).

 

Bezpečnost dat

Pro zajištění bezpečnosti dat před ztrátou či poškozením databáze je vhodné v pravidelných intervalech soubor databáze (Pokladna.mdb) ukládat na nějaké bezpečné úložiště. Ideální je kopírovat soubor na podnikový sever, v nouzi postačí externí disk nebo flashdisk. Kopie by měly být na více místech a mimo kancelář.

Pokud je program nasazen v organizaci, kde je velký pohyb plateb v hotovosti, typicky několik tisíc za rok a více, je vhodné program na každé nové období provozovat s nově založeným souborem databáze. Zrychlí se práce při vytváření přehledových sestav. Tyto sestavy se vytvářejí tak, že se prochází všechny záznamy databáze, tedy i ty záznamy, které přísluší k neaktuálnímu období.

Doporučuji zákazníkům svůj postup - po odevzdání daní všechny výkazy účetnictví zapakuji a vypálím na CD, které pak přiložím do složky s tištěnými přehledy a výkazy. Nové období (v mém případě roční) zahajuji na nové prázdné databázi.

 

Poslední změna dokumentu: 24.03.2017 10:35:33.